Hệ thống của chủ phải có trước nhân viên

Trịnh Chí Cường · đọc khoảng 4 phút

Ban lãnh đạo Đại Đồng Tiến mặc vest, chụp chung trước biểu tượng công ty ở sảnh văn phòng

Tuyển thêm người rồi mà việc vẫn rối, chủ vẫn phải tự tay làm. Nếu anh chị đang ở chỗ đó, Cường muốn chia sẻ một câu rất ngắn:

Hệ thống của chủ phải thiết lập trước rồi mới có nhân viên, thì mọi thứ mới đúng ý được.

Câu đó đúng với một phòng ban, một công cụ mới, và cả cách xây một doanh nghiệp.

Giải ông chủ trước

Cách Cường nhìn chuyện đào tạo trong doanh nghiệp khá đơn giản: phải giải được ông chủ rồi mới giải tiếp nhân viên. Nhiều khi giải tới một khúc, chính ông chủ thấy cần giải cho đội ngũ. Lúc đó mới tới đào tạo nội bộ.

Lý do cũng dễ hiểu. Nhân viên làm theo hệ thống. Hệ thống do chủ vẽ. Chủ chưa rõ mình muốn gì thì đào tạo nhân viên giỏi cỡ nào, họ cũng đang chạy theo một tấm bản đồ mờ.

Trình tự: khách trước, người sau

Khi thiết kế một doanh nghiệp, Cường đi theo trình tự này:

Khách hàng → Sản phẩm → Công việc → Công cụ hay con người → Tuyển dụng, đào tạo → Tiền

Phải coi khách muốn cái gì trước. Từ đó mới biết mình đưa cho khách sản phẩm gì. Sản phẩm là kết quả của công việc, nên từ sản phẩm mong muốn mới thiết kế ra công việc. Có công việc rồi mới ráp xem khâu nào dùng công cụ, khâu nào cần con người. Ráp xong mới tuyển dụng, đào tạo, đầu tư công cụ. Cuối cùng mới tính cần bao nhiêu tiền.

Con người phải đi theo công việc, chứ không đi thiết kế công việc theo con người. Một ví dụ dễ gặp là làm ngược: thấy bận thì tuyển thêm người, rồi mới nghĩ người đó sẽ làm gì. Hoặc vẽ công việc cho vừa với người đang có. Làm vậy thì mỗi lần người đổi, công việc lại phải vẽ lại.

Cường cũng dặn thêm: mỗi lần thay đổi đều tốn tiền. Thay giữa chừng mà không hiệu quả, quay về cái cũ cũng tốn thêm một khoản nữa. Nên khi thay đổi, luôn giữ dự phòng, tiền tích luỹ lúc nào cũng phải có.

Từ ký từng hoá đơn tới quy trình và mục tiêu

Bài này Cường cũng học từ chính mình. Năm 2007, Cường nhận điều hành Đại Đồng Tiến. Báo Đầu Tư năm 2015 có kể lại một thay đổi trong cách Cường làm: từ chỗ gom quyền, ký duyệt từng hoá đơn 500.000 đồng, chuyển sang quy trình và mục tiêu rõ ràng, ai quyết định thì người đó chịu trách nhiệm.

Cảm hứng cho thay đổi đó đến một phần từ cuốn "Từ tốt đến vĩ đại" của Jim Collins. Ký từng tờ hoá đơn thì chủ nắm được mọi thứ, nhưng cũng thành nút thắt của mọi thứ. Có quy trình và mục tiêu thì người làm biết mình cần làm gì, không phải ngồi chờ chủ gật đầu.

Hệ thống đứng thay cảm xúc của chủ

Hệ thống tốt còn làm thêm một việc: tách cảm xúc của chủ ra khỏi công việc của đội ngũ. Cường diễn tả tinh thần đó thế này:

Anh vui anh vẫn trả thưởng cho tụi em, anh không vui anh cũng trả thưởng cho tụi em. Đây là hệ thống anh thiết kế.

Đội ngũ chỉ cần bám đúng mô tả công việc, đúng thiết kế, đúng trình tự. Kết quả ra thì có thưởng. Không ai phải đoán hôm nay sếp vui hay quạo.

Cường thích chữ "vô vi" trong Đạo học cho chỗ này: thiết kế đúng, thiết lập đúng, rồi làm mà như không làm. Mình dồn sức ở khâu thiết kế, để tới khâu vận hành thì không phải gồng.

Ba câu hỏi để anh chị tự bắt mạch

Nếu mai mình vắng một tuần, việc nào trong công ty sẽ đứng lại vì chờ mình duyệt?
Vị trí gần nhất mình tuyển, mình đã viết rõ công việc trước khi tuyển chưa?
Đội ngũ của mình đang bám theo quy trình, hay đang bám theo tâm trạng của mình?

Nếu câu đầu tiên có nhiều việc hơn anh chị nghĩ, thì hệ thống của chủ là chỗ nên bắt tay vào trước.